Zmiana siedziby spółki KRSi to jedno z istotnych działań, które może mieć wpływ na działalność przedsiębiorstwa. W Polsce zmiana ta wiąże się nie tylko z faktycznym przeniesieniem firmy, ale również z koniecznością wprowadzenia zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Jakie są kroki do podjęcia oraz jakie dokumenty są wymagane, aby poprawnie dokonać zmiany siedziby spółki w KRS?
1. Czym jest siedziba spółki?
Zgodnie z przepisami prawa, siedziba spółki to miejsce, w którym znajduje się jej główny organ zarządzający (np. zarząd). Siedziba ta jest określana w umowie spółki lub statucie i najczęściej odnosi się do konkretnej miejscowości. Przeniesienie siedziby oznacza więc zmianę miejscowości, a nie jedynie adresu w tej samej miejscowości.
Zmiana siedziby różni się od zmiany adresu – zmiana adresu oznacza jedynie przesunięcie w ramach tej samej miejscowości (np. przeniesienie biura na inną ulicę), natomiast zmiana siedziby wiąże się z przeniesieniem do innej miejscowości i wymaga bardziej skomplikowanych procedur prawnych.
2. Zmiana siedziby spółki KRS – procedura
Zmiana siedziby spółki wiąże się z szeregiem formalności. Oto podstawowe kroki, które należy podjąć:
a) Podjęcie uchwały przez wspólników
Aby zmienić siedzibę spółki, konieczne jest podjęcie uchwały przez wspólników lub akcjonariuszy. Zgodnie z kodeksem spółek handlowych, zmiana siedziby wymaga zmiany umowy spółki lub statutu, co zazwyczaj wymaga uchwały zgromadzenia wspólników (dla spółek z o.o.) lub walnego zgromadzenia akcjonariuszy (dla spółek akcyjnych).
W uchwale tej należy dokładnie określić nową miejscowość, w której spółka będzie miała swoją siedzibę.
b) Zgłoszenie zmiany do KRS
Po podjęciu uchwały, spółka musi zgłosić zmianę siedziby do Krajowego Rejestru Sądowego. W tym celu należy złożyć odpowiedni wniosek (formularz KRS-Z3) w sądzie rejestrowym właściwym dla dotychczasowej siedziby spółki.
Wniosek ten musi być podpisany przez osoby uprawnione do reprezentowania spółki i powinien zawierać informacje o nowej siedzibie. Do wniosku należy dołączyć następujące dokumenty:
- Uchwała wspólników o zmianie siedziby,
- Tekst jednolity umowy spółki lub statutu po zmianach (jeśli zmiana wymagała zmiany umowy lub statutu),
- Potwierdzenie wniesienia opłaty sądowej za złożenie wniosku.
c) Zmiana umowy spółki lub statutu
Jeżeli zmiana siedziby spółki wymaga zmiany umowy spółki lub statutu, należy złożyć do KRS także tekst jednolity umowy lub statutu, który uwzględnia nową siedzibę spółki. Czasami zmiana siedziby spółki nie wymaga zmiany całej umowy, jeśli dokumenty te określają siedzibę spółki tylko na poziomie powiatu, a nie konkretnej miejscowości.
d) Opłaty
Zmiana siedziby spółki w KRS wiąże się z kosztami. Spółka musi uiścić opłatę sądową za złożenie wniosku w KRS, która wynosi 250 zł. Dodatkowo, jeśli spółka zgłasza zmiany do Monitora Sądowego i Gospodarczego, konieczna jest także opłata w wysokości 100 zł za ogłoszenie.
Inne nasze wpisy:
Jak zmienić adres w S24?
Zgłoszenie aktualizacyjne do KRS
3. Czas oczekiwania na rejestrację zmian
Po złożeniu wniosku, sąd rejestrowy ma ustawowy czas na jego rozpatrzenie. Zazwyczaj jest to okres od kilku do kilkunastu dni roboczych, w zależności od obciążenia sądu. W niektórych przypadkach może to trwać dłużej, np. jeśli pojawią się braki formalne w dokumentacji.
4. Konsekwencje zmiany siedziby spółki
Zmiana siedziby spółki wiąże się nie tylko z koniecznością aktualizacji danych w KRS, ale również w innych rejestrach oraz instytucjach. Spółka musi pamiętać o dokonaniu aktualizacji w:
- Urzędzie Skarbowym – zgłoszenie zmiany adresu lub siedziby jest obowiązkiem każdej spółki,
- ZUS – jeśli spółka zatrudnia pracowników, powinna również zgłosić zmianę siedziby do ZUS,
- Bankach – jeśli spółka posiada konta bankowe, niezbędne jest poinformowanie banków o zmianie danych,
- Kontrahentach – warto również poinformować partnerów biznesowych o zmianie adresu, aby uniknąć problemów komunikacyjnych.
5. Zmiana siedziby a podatki
Zmiana siedziby może mieć również wpływ na obowiązki podatkowe spółki. Jeżeli nowa siedziba znajduje się w innym urzędzie skarbowym, konieczne będzie przeniesienie spółki pod właściwość nowego urzędu. Dodatkowo, niektóre ulgi podatkowe lub strefy inwestycyjne mogą być związane z lokalizacją, dlatego zmiana siedziby powinna być dobrze przemyślana.
Zmiana siedziby spółki jest istotnym krokiem, który wymaga formalności prawnych, w tym zaktualizowania danych w Krajowym Rejestrze Sądowym. Procedura ta obejmuje podjęcie uchwały przez wspólników, złożenie odpowiednich dokumentów do KRS oraz wprowadzenie zmian w umowie spółki, jeśli jest to konieczne. Prawidłowe wykonanie tych kroków zapewni zgodność z przepisami prawa i uniknięcie ewentualnych problemów w przyszłości.